Assistant (e) de Direction – Office Manager

CDI

Acta Marine France

We deliver excellent marine support to offshore energy markets

VOTRE MISSION

Acta Marine

Créée en 1970, Acta Marine est présent sur de nombreuses activités du secteur maritime. Nous avons, durant ces quarante dernières années, développé nos compétences en intégrant un large panel de services sur mesure pour nos clients du secteur maritime. Nous opérons en soutenant nos clients dans le secteur de l’éolien en mer essentiellement et également dans les énergies renouvelables.

Chez Acta Marine, nous recherchons un(e) Assistant (e) de Direction pour rejoindre l’équipe française pour représenter l’entreprise et gérer le quotidien au bureau. En tant qu’assistant (e) de direction, vous soutenez l’équipe de direction dans l’ensemble des activités de l’entreprise, notamment en fournissant un soutien administratif et RH, et en assistant le directeur commercial dans la préparation de la documentation commerciale, ainsi que le directeur des opérations pour répondre aux besoins administratifs de l’équipage et des opérations.

Vous rejoindrez et intégrerez une équipe extrêmement motivée et expérimentée, basée à Montoir-de-Bretagne. L’ambition d’Acta Marine est de se développer sur le secteur du renouvelable. Nous avons 4 navires W2W en commande. Le poste d’assistant (e) de direction soutiendra de manière active cette croissance en s’assurant de donner l’assistance nécessaire à l’équipe managériale. Il vous permettra de développer vos compétences personnelles et professionnelles dans une entreprise dans un environnement de travail engagé et à l’international.

Qu’offrons-nous ?

·         Un poste dynamique et exigeant dans l’industrie maritime du renouvelable

·         Un rôle dans une entreprise familiale gérée sur le long-terme

·         Un environnement de travail international

·         Opportunités d’évolution personnelle et professionnelle

·         L’opportunité de faire partie intégrante d’une nouvelle entité et d’avoir de fortes responsabilités

·         Régime de rémunération attractif.

Quelles seront vos responsabilités ?

Assistance de direction :

·         Fournir une assistance générale selon les besoins à l’équipe de direction dans l’administration.

·         Organiser et assister aux réunions, prendre des notes.

·         Aider à la gestion des fichiers numériques et au contrôle des documents, ainsi qu’à la rédaction de documents.

·         Accueillir les visiteurs.

·         Gérer les fournitures de bureau et suivre les prestataires de services externes.

·         Assister dans les achats et la facturation.

Assistance RH :

·         Suivi RH de l’équipage avec le soutien du comptable.

·         Préparer les voyages du personnel, y compris le transport, les demandes de visa, l’hébergement, etc.

·         Assister et consolider les frais de voyage du personnel et de l’équipage.

·         Gérer la base de données des CV de l’équipage.

·         Assister dans l’intégration et la contractualisation de l’équipage (certificats, formations, assurances, etc.).

·         Assister dans la participation et communication des événements des écoles maritimes.

Assistance commerciale/marketing :

·         Examiner et suivre les outils marketing et les mises à jour régulières des brochures.

·         Mettre à jour les coordonnées dans le CRM et assister lors des appels d’offres.

Qui recherchons-nous ?

·         Diplôme de niveau MBO / Bachelor (administration des affaires).

·         Affinité et compréhension approfondie de l’industrie et des marchés de l’entreprise.

·         Bonnes compétences en communication commerciale pour les publics internes et externes.

·         Bonnes compétences en rédaction commerciale.

·         Capacité à établir des relations solides avec les parties prenantes commerciales.

·         Maîtrise écrite et orale de l’anglais, exigence clé du poste.

·         Bonnes compétences interpersonnelles, avec initiative, prêt à faire la différence et à interagir avec des interlocuteurs divers, tant internes qu’externes.

·         Approche organisée et flexible du travail, capable de hiérarchiser.

·         Solides compétences dans MS Office.

·         Esprit d’équipe.